„Einmal digitalunterschreiben, bitte“

Wann haben Sie Ihren letzten Arbeitsvertrag unterschrieben? Ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer: Ging alles mit rechten Dingen zu, war das bislang immer analog der Fall. Künftig können Sie Stift und Stempel weglegen. Seit dem 1. Januar sind digitale Arbeitsverträge mit elektronischen Signaturen erlaubt.

Neues Bürokratieentlastungsgesetz

Auf diesen Tag haben viele Arbeitgeber und Personalverantwortliche gewartet: Mit Jahresbeginn trat das unter dem offiziellen und sperrigen Namen geführte „Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV)“ in Kraft. Neben Regelungen zu digitalen Arbeitszeugnissen und Befristungen ist darin ein ganz wesentlicher Punkt geregelt: Arbeitsverträge dürfen künftig digital unterzeichnet werden.

Was ändert sich konkret?

Die größte allgemeine Neuerung des Gesetzes, das laut Bund die „Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ vorantreiben soll, ist die Abkehr der bisher erforderlichen Schriftform, also der eigenhändigen Unterschrift auf Papier, in Arbeitsverträgen. Ab sofort reicht die sogenannte Textform. Das bedeutet: Arbeitsverträge können ab sofort per E-Mail oder über digitale Plattformen abgeschlossen werden, die elektronische Signaturen nutzen. Das spart nicht nur Papier, sondern vor allem lange Postwege und damit Zeit.

Nicht jede digitale Unterschrift gilt

Wichtig dabei ist: Bei der Unterschrift muss es sich um eine „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES) handeln. Eine eingescannte und auf ein Word-Dokument platzierte Unterschrift etwa ist keine QES. Arbeitgeber benötigen dafür entsprechende Tools oder Programme – die aber heutzutage Standard sind, dieser Punkt stellt also keine Hürde dar. Die Vorteile dieser Neuregelung liegen auf der Hand: Verträge können schneller erstellt, versendet und unterschrieben werden. Besonders für Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften oder internationalen Teams ist das ein klarer und die Bürokratie im Personalmanagement entlastender Fortschritt.

Ausnahmen in der Gastronomie, im Bau und in weiteren Branchen

Einige Unternehmen werden sich allerdings zu früh über die Neuerung gefreut haben – Teil der Gesetzeswahrheit ist es auch, dass nicht alle Branchen profitieren. In Sektoren mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit bleibt die Schriftform Pflicht. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, die Gastronomie, das Personenbeförderungsgewerbe, die Fleischwirtschaft oder auch der gesamte Bereich Spedition, Transport und Logistik.

Kleine Prozessanpassungen sind für Arbeitgeber notwendig

Mit der Einführung digitaler Arbeitsverträge – und den weiteren Entlastungsmaßnahmen des BED IV – macht die deutsche Arbeitswelt einen richtigen und großen Schritt in der Digitalisierung.

Für Arbeitgeber ist wichtig, einmal einen Blick auf aktuelle Prozesse im Mitarbeitermanagement zu werfen, die durch die Umstellung betroffen sind. Viel ist es nicht: Betriebe müssen gegebenenfalls bestehende Arbeitsverträge anpassen und aus dem Wörtchen „Schriftform“ künftig „Textform“ machen. Zudem müssen oder sollten die angesprochenen, geeigneten Softwarelösungen für digitale Signaturen implementiert werden. Dieser initiale Aufwand spart aber auf lange Sicht Prozesskosten ein.

Nicht alles ist künftig digital

Trotz der vielen Änderungen hin zum Digitalen bleiben einige Bereiche allerdings weiterhin in der gewohnten analogen Welt verankert. Kündigungen und Aufhebungsverträge etwa sind auch nach der Reform an die Schriftform gebunden. Sie müssen also weiterhin mit einer eigenhändigen Unterschrift auf Papier erfolgen.

Für Personalabteilungen heißt das, dass leider nicht alle mit dem Arbeitsvertrag verbundenen Dokumente künftig digital sind. Es gibt eine Art Doppelstruktur, an die sich die Beteiligten erst gewöhnen müssen. Gut möglich aber, dass auch weitere digitale Entlastungen kommen – wenn Bürokratieentlastungsgesetz I bis IV bereits umgesetzt sind, steht V bestimmt schon in den Startlöchern.