Zeitfresser eliminieren - so bleibt mehr Raum für das Wesentliche

Schon wieder zu viel Zeit verplempert? Der Liste an Aufgaben ist lang – und irgendwie hat ein Arbeitstag nie genügend Stunden, um sie alle abzuarbeiten. So geht es vielen Beschäftigten. Coachin Irene Maria Kern hat fünf Tipps, wie wir wieder mehr Zeit im Berufsalltag finden – und damit produktiver und entspannter durch die Wochen kommen.

Tipp 1: Wochen- oder Tagesplan

Die Trainerin rät, sich einen Wochen- oder Tagesplan zu erstellen. „Das Wichtigste dabei ist, Pausen einzuplanen – um durchzuatmen und einen klaren Kopf zu bekommen.“ Auch sollte man immer genügend Puffer einbauen, damit Gelegenheit für Unvorhergesehenes bleibt.

Wichtig: Der Wochen- oder Tagesplan muss nicht unbedingt zur dauerhaften Gewohnheit werden. „Ich kann das mal ein bis zwei Wochen machen, um ein neues Gefühl für meine Zeit zu bekommen“, so Kern. Das sei eine Reflexionsphase, die einem bewusst macht, wann man was tut und ob das in der Form sinnvoll ist. So erkennt man schneller, wo man selbst oder auch das Team falsch plant.

Tipp 2: Die richtigen Prioritäten setzen

Simpel, aber effektiv: „Eine gute Frage vor jedem Arbeitstag ist: Was ist heute eigentlich wirklich wichtig?“, so Irene Maria Kern. Daraufhin gelte es die fünf wichtigsten Aufgaben für den Tag aufzuschreiben. So könne man am Ende des Tages abhaken, was man geschafft hat.

Tipp 3: Kommunikation reflektieren

Wer seine Arbeitszeit produktiver nutzen will, muss auch darauf achten, wie er oder sie kommuniziert. „Für die einen heißt das, erst mal Nein sagen und bei den eigenen Kernaufgaben bleiben“, so Kern.

Andere warten dagegen eher auf die Zuarbeit Dritter. Hier rät die Coachin, aktiv auf die Teammitglieder zuzugehen. „Aus sich rausgehen, auf sich aufmerksam machen und etwas mit Nachdruck einfordern“, sei in solchen Situationen wichtig.

4. Medienzeiten checken

Vielen von uns ist gar nicht bewusst, wie viel Zeit wir auch an einem Arbeitstag mit sozialen Medien verlieren. Kern rät, aktiv zu prüfen, wie häufig wir am Computer von unserer eigentlichen Aufgabe abgelenkt werden. Es hilft, dass E-Mail-Programm oder den firmeninternen Chat phasenweise aktiv auszuschalten, um sich Zeitfenster für ungestörte Fokusarbeit freizuräumen. Auch Teams profitieren von gemeinsamen Ruhearbeitszeiten. Oft verlieren wir uns automatisch im gedankenlosen Scrollen auf Instagram- oder Tiktok-Timeline.

Um das zu durchbrechen, empfiehlt Kern auch mal Zeiten einzuplanen, in denen man einfach mal nichts tut. „Wirklich einmal gar nichts machen, einfach nur zu Hause sitzen und nichts machen – und erleben, wie es einem damit geht.“

5. Zwei-Minuten-Regel umsetzen

Ein einfacher Trick, im Joballtag weniger Zeit zu verlieren, ist auch die sogenannte „Zwei-Minuten-Regel“. Die Idee: „Alles, was in zwei bis fünf Minuten zu erledigen ist, gleich erledigen“, so Kern. Und zwar, ohne groß darüber nachzudenken. „Einfach machen, das sorgt im Kopf für Freiheit.“